Prévoyance HCR : quelles démarches en cas d’arrêt de travail ou de décès d’un salarié ?

Lorsqu’un de vos salariés est confronté à un grave problème de santé ou décède, vous allez devoir activer le régime de prévoyance HCR. Quelles sont vos obligations et les démarches à effectuer pour que les garanties (indemnités, capital, rentes) soient versées ? Suivez ce guide pratique pas à pas.

En cas d’arrêt de travail de longue durée (incapacité temporaire)

Si un salarié est en arrêt maladie ou accident prolongé au-delà de la période de maintien de salaire, la prévoyance d’entreprise doit prendre le relais. Voici les étapes à suivre :

Dès le début de l’arrêt : Transmettez l’attestation de salaire à la Sécurité sociale (pour le calcul des IJSS). C’est un formulaire classique que vous remplissez via la DSN ou sur net-entreprises. Ceci déclenche les indemnités journalières de la Sécu.
Informer l’organisme de prévoyance : Beaucoup de contrats prévoyance prévoient une déclaration d’arrêt de travail à adresser à l’assureur lorsque l’arrêt atteint un certain nombre de jours (souvent 30 jours d’arrêt continus, ou dès le 1er jour d’arrêt s’il est évident qu’il va durer longtemps). Consultez votre notice : il y a généralement une fiche “Comment déclarer un sinistre incapacité”. Remplissez le formulaire de déclaration d’arrêt de travail en indiquant : identité du salarié, date du début de l’arrêt, cause (maladie, accident du travail, etc.), salaire de référence, etc. Joignez la copie de l’avis d’arrêt de travail si demandé.
Joindre les justificatifs : L’assureur aura besoin de calculer l’indemnité complémentaire. Fournissez-lui :
- Les copies des décomptes d’IJ de la Sécurité sociale (que le salarié vous transmettra ou que vous pouvez obtenir via votre espace employeur sur net-entreprises). Ces documents prouvent combien la Sécu verse et à quelles dates.
- Une copie de la fiche de paie du mois précédant l’arrêt (et éventuellement des 12 derniers mois si l’assureur le demande pour calculer le salaire annuel de référence).
- Un Relevé d’Identité Bancaire (RIB) du salarié si l’assureur verse directement l’indemnité sur son compte. Parfois, l’assureur verse à l’employeur qui maintient le salaire puis se fait rembourser : clarifiez ce point avec lui. Dans beaucoup de PME, c’est l’assureur qui paye directement l’employé après le maintien légal.
Pendant l’arrêt : Tenez informé l’assureur de toute prolongation. Concrètement, après les 30 premiers jours, vous devrez envoyer chaque mois les nouveaux décomptes de la Sécu à l’assureur pour qu’il poursuive ses versements. Certaines prévoyances demandent un certificat médical d’arrêt continu tous les X mois. En pratique, si le salarié prolonge son arrêt avec les volets Sécu, c’est suffisant. Assurez-vous que le salarié vous transmet bien ses prolongations.
Fin de l’arrêt : Quand le salarié reprend le travail, informez-en l’assureur par écrit (en précisant la date de reprise). Cela arrêtera le versement des indemnités. S’il y a une reprise à temps partiel thérapeutique, signalez-le aussi : la Sécu et la prévoyance peuvent alors verser des IJ réduites pour combler le temps partiel. L’assureur vous indiquera la marche à suivre (souvent pareil : fournir attestation de salaire de reprise à mi-temps).

Astuces :

Respectez bien les délais de déclaration stipulés dans le contrat (ex: déclarer dans les 30 jours). Un retard pourrait, en théorie, faire perdre des droits (l’assureur pourrait refuser une prise en charge tardive), même si en pratique ils restent souples pour les petites entreprises.
Conservez une copie de tous les documents envoyés (courriers, récépissés). En cas de litige, c’est votre preuve.
Maintenez le contact avec le salarié en arrêt : informez-le que la prévoyance va compléter ses IJ, dites-lui vers qui se tourner s’il ne voit rien venir (ex: “si tu n’as pas de nouvelles de X Assurances d’ici 3 semaines, dis-le moi”). Cela le rassure et montre que vous le soutenez.

En cas d’invalidité reconnue

Si la situation du salarié s’aggrave et qu’il est reconnu en invalidité par la Sécurité sociale (catégorie 1, 2 ou 3), de nouvelles démarches interviennent :

Obtention de la notification d’invalidité : La CPAM va envoyer au salarié (et parfois à l’employeur) une notification statuant son classement en invalidité, avec le taux et la pension Sécu attribuée. Demandez au salarié de vous en fournir une copie.
Déclaration de l’invalidité à l’assureur : Transmettez sans délai cette notification à l’organisme de prévoyance, accompagnée d’une demande de mise en place de la rente d’invalidité complémentaire. Joignez le dernier bulletin de salaire avant l’arrêt, si ce n’est pas déjà au dossier, et un RIB du salarié (car la rente sera versée directement à l’assuré invalidé).
Fin du contrat de travail : Souvent, un salarié en invalidité 2 ou 3 ne peut plus travailler. Vous devrez passer par une procédure de reconnaissance d’inaptitude avec la Médecine du travail, puis sans doute procéder à la rupture du contrat pour inaptitude (avec indemnités légales). C’est un volet distinct, relevant du droit du travail. Assurez-vous de bien le mener (convocation, avis d’inaptitude, etc.). Pendant cette phase, continuez à coordonner avec la prévoyance. Notez que le versement de la rente invalidité par l’assureur n’est pas conditionné à la rupture du contrat de travail : même si le salarié reste juridiquement employé quelque temps durant la procédure, la rente peut démarrer dès la reconnaissance par la Sécu.
Suivi de la rente : Une fois la rente mise en place, l’assureur versera trimestriellement (ou mensuellement) au salarié. Votre rôle actif s’arrête là, mais restez disponible si le salarié (ou ex-salarié, s’il a quitté l’entreprise) a des questions. Parfois, l’assureur demandera chaque année une attestation que l’invalide ne travaille pas (ou un justificatif de maintien en invalidité Sécu). Si l’ex-salarié vous contacte pour cela, orientez-le ou aidez-le, ce n’est pas une obligation mais un geste apprécié.
Cas d’invalidité partielle (cat.1) : Si le salarié est en invalidité 1ère catégorie (il peut encore travailler à temps réduit), et qu’il reprend un poste aménagé chez vous, il cumulera un salaire partiel + une pension Sécu + une rente prévoyance partielle. Là, c’est assez technique : informez l’assureur de la reprise à temps partiel et du montant de la pension Sécu, pour qu’il recalcule la rente afin que le total ne dépasse pas le salaire de référence. Ce cas est rare dans HCR (les postes sont physiques, une invalidité cat.1 est souvent difficile à accommoder, mais pas impossible sur un poste administratif par ex.).

En cas de décès d’un salarié

C’est la situation la plus délicate humainement. En tant qu’employeur, au-delà du soutien moral que vous apporterez, voici les démarches pour que les garanties décès (capital, rentes) soient versées aux bénéficiaires :

Informer rapidement l’organisme de prévoyance : Joignez une copie de l’acte de décès ou à défaut le certificat de décès. Mentionnez l’identité du salarié, sa date de naissance, et la date du décès. Si le décès est lié au travail (accident du travail), précisez-le, car la prévoyance peut prévoir un doublement de capital dans ce cas.
Fournir les éléments de salaire : L’assureur aura besoin du salaire annuel brut du défunt pour calculer le capital et les rentes. Généralement, fournir la dernière fiche de paie et éventuellement le cumul annuel suffit, ou la DADS/DSN de l’année précédente. Indiquez également s’il était cadre ou non-cadre (pour le multiple de capital).
Bénéficiaires : Le capital décès est versé aux bénéficiaires désignés par le salarié (s’il avait rempli une désignation de bénéficiaire auprès de l’assureur). S’il ne l’a pas fait, le contrat prévoit une dévolution standard (souvent : conjoint, à défaut enfants, à défaut héritiers). Vous devrez transmettre à l’assureur les coordonnées des bénéficiaires connus :
- Conjoint : transmettre l’identité et l’adresse du conjoint survivant. L’assureur demandera un acte de mariage ou PACS.
- Enfants : listez les enfants à charge avec date de naissance. L’assureur demandera les actes de naissance et un certificat de scolarité pour ceux de plus de 18 ans, car ils ont droit à la rente éducation jusqu’à 26 ans s’étudiants.
- Si pas de conjoint ni enfants : l’assureur contactera les ayants-droit légaux (parents, etc.) via le notaire de la succession.
Aide des familles : Il est très utile d’accompagner la famille dans ces démarches. Souvent, ils ne connaissent pas l’existence de la prévoyance. Prenez contact avec la personne de référence (conjoint, parent) en exprimant vos condoléances puis en expliquant simplement : “Notre entreprise avait une assurance prévoyance pour [Prénom]. Elle va verser un capital et possiblement des rentes d’éducation. Je vais m’en occuper avec vous.” Fournissez-leur le contact de l’assureur, et proposez de faire l’interface pour faciliter (au moins au début, car ensuite les échanges se feront entre l’assureur et les bénéficiaires directement, surtout s’ils doivent fournir RIB, acte de naissance, etc.).
Documents pour les bénéficiaires : L’assureur enverra un dossier à remplir par les bénéficiaires (avec leurs RIB, justificatifs, certificat de non-remariage pour le conjoint le cas échéant, etc.). Assurez-vous qu’ils l’ont bien reçu et compris. Vous pouvez offrir de recueillir les pièces et de les transmettre vous-même à l’assureur pour accélérer (certains conjoints en deuil apprécient qu’on les décharge de la paperasse).
Paiement : Le capital décès est généralement versé en une fois, assez rapidement après réception des pièces (souvent sous 1 mois). Les rentes éducation sont versées périodiquement (souvent trimestriellement) aux représentants légaux des enfants. Votre rôle direct s’arrête une fois que l’assureur a pris le relais et confirmé que tout est en ordre. Restez cependant disponible si la famille a des questions ou rencontre des lenteurs.

Points d’attention généraux

Conservez à jour les informations prévoyance : Lors de l’embauche, il est utile de faire remplir à chaque salarié un formulaire de désignation de bénéficiaire en cas de décès (beaucoup d’assureurs en fournissent). Cela évite des ambiguïtés plus tard. Si le salarié a souhaité désigner un bénéficiaire particulier (exemple : concubin non PACSé), ce document doit être transmis à l’assureur et conservé. En cas de décès, sortez-le vite du dossier.
Coordination avec la paie : Pendant un arrêt, vous continuez éventuellement à établir des bulletins (en maintien ou subrogation). Vérifiez bien que les IJ prévoyance perçues par l’entreprise (si c’est le mode choisi) sont reversées au salarié via la paie. Ou si l’assureur paye direct, assurez-vous de ne pas sur-maintenir le salaire par erreur. Travailler en lien avec votre service paie/comptable est crucial pour éviter les doublons ou oublis de versement.
Discrétion et conformité RGPD : Les situations d’arrêt maladie ou invalidité sont des données sensibles. Ne communiquez qu’avec les personnes autorisées (le salarié, sa famille proche en cas de décès, l’assureur). Respectez la confidentialité des informations médicales (ne diffusez pas le diagnostic aux collègues par exemple). L’assureur n’a pas à connaître les détails médicaux (sauf formulaire médecin conseil dans certains cas d’invalidité, géré directement entre médecins). Vous, concentrez-vous sur les informations administratives et salariales.
Faites-vous aider en cas de doute : Vous pouvez contacter votre courtier ou l’assureur pour qu’il vous guide. Par exemple, WealthWiseHCR.com propose un accompagnement aux employeurs lors des sinistres prévoyance : on peut vous fournir un checklist, vous aider à remplir les formulaires, voire se charger d’une partie des échanges avec l’assureur. N’hésitez pas, car ce sont des moments où l’entreprise a aussi besoin de soutien administratif.

Conclusion

En cas de coup dur touchant un salarié, l’activation rapide et correcte de la prévoyance HCR est essentielle pour assurer la continuité de revenu du salarié ou le soutien à sa famille. En tant qu’employeur, vos démarches s’articulent autour de déclarer, fournir les justificatifs, et accompagner humainement.

C’est une responsabilité parfois lourde moralement (annoncer à une famille qu’elle a droit à de l’argent suite à un décès est délicat), mais en même temps un acte de solidarité concret. Votre réactivité permettra à vos collaborateurs ou à leurs proches de bénéficier pleinement de la protection que vous avez mise en place pour eux.

Rappelez-vous que vous n’êtes pas seul dans ces démarches : l’assureur et éventuellement votre courtier sont là pour vous guider. Mieux vaut une question posée qu’une erreur de dossier. Avec méthode et bienveillance, vous naviguerez ces situations difficiles en apportant le soutien attendu à vos salariés.

(Pour des détails sur le montant des indemnités et des prestations versées, voir notre article : Prévoyance HCR : indemnités et prestations en cas d’arrêt de travail.)